È attuata una specifica e dettagliata procedura della quale se ne sottolineano i seguenti aspetti:

  • La classificazione delle criticità/non conformità che si rilevano in sede di verifica in maggiori e minori: la circostanza consente alla struttura verificata di concentrarsi sulle criticità organizzative davvero significative;
  • La gestione degli esiti differenziati in base alla significatività delle criticità, prevedendo una soluzione certa e celere per le criticità maggiori;
  • La possibilità di monitorare nel tempo il mantenimento del rispetto dei requisiti non del tutto consolidati al momento della verifica sul campo;
  • La possibilità per la struttura verificata di presentare formali riserve sulla composizione del Gruppo di Verifica, sulla conduzione della verifica e sui suoi esiti.

In questa procedura, come in quella sulla gestione dei verificatori, sono previsti indicatori di processo che consentono un monitoraggio costante e puntuale dell’attività ed una rendicontazione sistematica all’Assessorato sanità, salute e politiche sociali, ai cittadini ed ai portatori di interesse.

MODALITA’ OPERATIVE

PIANIFICAZIONE DELLA VERIFICA

  • Ricezione dell’istanza tramite applicativo ASSANI (correlata dalle apposite schede del manuale di accreditamento o dei documenti richiesti per l’autorizzazione).
  • Entro i successivi trenta giorni l’Assessorato sanità, salute e politiche sociali trasmette all’OTA la comunicazione di avvio del procedimento e la richiesta del parere tecnico.
  • Le verifiche sono pianificate seguendo l’ordine cronologico di arrivo delle richieste dell’Assessorato.
  • Entro venti giorni dalla data di ricevimento della richiesta da parte dell’Assessorato sanità, salute e politiche sociali, l’OTA elabora il calendario di verifica (piano di audit) e lo notifica al Legale Rappresentante dell’Azienda (in caso di struttura privata) o al Direttore Generale (in caso di struttura pubblica) e per conoscenza all’Assessorato.
  • L’OTA individua per ciascuna verifica il RGV (Responsabile del gruppo di verifica) e gli addetti AGV (Addetto gruppo di verifica).
  • La dimensione e la composizione del GdV (gruppo di verifica) è costante e comprende tutti gli auditor dell’OTA.

LA VERIFICA
OTA procede ad una valutazione preliminare della documentazione inserita sull’applicativo ASSANI dal richiedente.

Successivamente, previo invio alla struttura interessata della notifica di verifica, procede alla verifica sul campo.

La verifica ha come riferimento tutti i requisiti applicabili, di accreditamento o autorizzativi, alla struttura.

Gli eventuali scostamenti sono fatti immediatamente presenti al soggetto verificato, in modo da consentire un efficace confronto e/o i dovuti approfondimenti.

Nel caso che sia confermato lo scostamento, questo viene registrato dal verificatore come rilievo.

Al termine della verifica sul campo, il Gruppo di Verifica riesamina tutti i rilievi formulati dai singoli componenti e li classifica come non conformità maggiori o minori.

Le conclusioni sono riprese in un documento, il “rapporto di verifica”, che viene notificato alla struttura ed inviato in copia all’Assessorato alla Sanità.

GESTIONE DEGLI ESITI DELLA VERIFICA

  • In caso di NON CONFORMITA’ MAGGIORI entro trenta giorni lavorativi dalla notifica del rapporto di verifica la struttura comunica all’OTA le azioni correttive adottate per la soluzione delle criticità.
  • In caso di NON CONFORMITA’ MINORI entro trenta giorni lavorativi dalla notifica del rapporto di verifica la struttura produce un piano di miglioramento che definisce le modalità, le tempistiche e le responsabilità di risoluzione delle criticità rilevate (sempre che non le risolva nei 30 giorni).

Il Gruppo di Verifica valuta quanto fatto e/o proposto dalla struttura e se sia necessaria una ulteriore verifica sul campo e/o la richiesta di documentazione integrativa.

Il processo termina con la redazione della “Relazione finale di verifica” e l’espressione del parere tecnico circa l’accreditabilità della struttura all’Assessorato alla Sanità.

La struttura viene informata che l’istruttoria tecnica è stata conclusa ed è stato formulato il parere di accreditabilità.

Successivamente l’OTA può provvedere autonomamente ad effettuare verifiche presso la struttura oggetto della verifica, informando l’Assessorato, per:

  • Verificare nel tempo la realizzazione di quanto previsto dal piano di adeguamento.
  • Verificare il mantenimento nel tempo del rispetto di alcuni requisiti per i quali in sede di verifica si era constatata una prima ma non consolidata applicazione.

INDICATORI

Al fine di monitorare la corretta applicazione della procedura l’OTA raccoglie, elabora e valuta i dati relativi ai seguenti indicatori:

  • Rispetto dell’ordine cronologico di arrivo nella pianificazione delle verifiche.
  • Rispetto dei tempi di pianificazione degli audit (numero di verifiche pianificate entro venti giorni dall’arrivo della comunicazione di avvio/totale verifiche pianificate).

Tutti i dati sono elaborati e trasmessi a fine anno solare all’Assessorato sanità, salute e politiche sociali.

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