Organismo Tecnicamente Accreditante
OTA
Con la legge regionale 12/2018, la Regione Autonoma Valle d’Aosta ha incardinato in Arpa Valle d’Aosta l’Organismo Tecnicamente Accreditante (OTA).
Non disponendo al momento dell’individuazione di specifiche professionalità per lo svolgimento dell’attività, Arpa VdA ha stilato una apposita Convenzione con Arpa Piemonte per acquisire personale dirigente esperto nel settore (Arpa Piemonte effettua le attività di verifica delle strutture sanitarie dal 2001).
Nel corso del 2019 hanno preso servizio inoltre in OTA una figura amministrativa, una figura sanitaria ed una tecnica: è stato così completato l’organico previsto.
L’organizzazione interna tiene conto degli indirizzi forniti dall’Intesa tra il Governo, le Regioni e le Province Autonome in materia di adempimenti relativi all’accreditamento delle strutture sanitarie del 19 febbraio 2015 (in seguito Intesa) e del lavoro dell’Agenzia Nazionale per i Servizi Sanitari regionali (AGENAS) che definisce i requisiti organizzativi degli Organismi Tecnicamente Accreditanti.
Il suo compito è quello di effettuare l’istruttoria tecnica e rilasciare i conseguenti pareri nell’ambito dei procedimenti volti al rilascio o al mantenimento dell’autorizzazione e dell’accreditamento delle strutture sanitarie, socio-sanitarie, socio-assistenziali e socio-educative.
Centralino: 0165-278511
e-mail istituzionale:
PEC:
Raccolta integrata della normativa nazionale e regionale in relazione alle strutture ed alle attività da autorizzare
NORMATIVA GENERALE
NORMATIVA SPECIFICA – STRUTTURE SANITARIE E SOCIO SANITARIE
Telemedicina
Medicina del lavoro:
Medicina sportiva:
Stabilimenti e centri termali:
Medicina di laboratorio e laboratorio analisi
Diagnostica per immagini:
Recupero e rieducazione funzionale (riabilitazione e fisioterapia):
Salute mentale (Servizi residenziali, semiresidenziali e psico-socio-educativi territoriali):
Struttura semi-residenziale per trattamenti socio-riabilitativi di recupero e mantenimento delle abilità funzionali residue per persone con disabilità:
Dipendenze patologiche:
Consultorio familiare:
Ricovero ospedaliero a ciclo continuativo e/o diurno per acuti:
Norma nazionale case di cura private
Day-surgery:
P.M.A.
- LEGGE 40/2004
- DLGS 16/2010
- Accordo Stato-Regioni 15/03/2012
- Decreto Ministro Salute 01/07/2015
- Accordo Stato-Regioni 25/03/2015
- DGR 167/2019
- DECRETO 28 dicembre 2016, n. 265
- D.LGS. 191/2007
Ricovero a ciclo continuativo e/o diurno (Demenze, R.S.A., U.A.P.):
NORMATIVA SPECIFICA – STRUTTURE SOCIO EDUCATIVE:
(Nido d’infanzia – Nido aziendale o interaziendale – Spazio gioco – Centro per bambini e famiglie)
NORMATIVA SPECIFICA – STRUTTURE SOCIO-ASSISTENZIALI
ANZIANI
(Strutture residenziali per anziani – Centro diurno per anziani – Centro di incontro per anziani)
- DGR 492/2014 (e ss.mm.ii DGR 33/2022)
- DGR 265/2013
- DGR 1885/2017
- DGR 1082/2019
DISABILI
(Laboratorio occupazionale – Centro di agricoltura sociale – Centro diurno a prevalente e quasi esclusiva attività socio-assistenziale e socio-sanitaria – Centro diurno a prevalente attività socio-educativa – Comunità protetta ad alta intensità assistenziale e media integrazione socio-sanitaria – Comunità protetta a media intensità assistenziale e bassa integrazione socio-sanitaria – Comunità alloggio – Servizio di educativa territoriale).
MINORI
(Alloggio ad alta autonomia per minori o giovani adulti – Comunità socio educativa per minori -Comunità familiare per minori – Servizio di Assistenza Domiciliare Educativa per minori e giovani adulti – Servizio di incontri protetti in favore di minori e delle loro famiglie).
I manuali di accreditamento
- Manuale per strutture ospedaliere pubbliche e private;
- Manuale per strutture pubbliche e private che erogano prestazioni di medicina di laboratorio;
- Manuale per strutture pubbliche e private che erogano prestazioni specialistiche in regime ambulatoriale;
- Manuale per strutture che erogano assistenza territoriale extraospedaliera.
- Manuale per l’accreditamento istituzionale dei servizi socio-educativi
È attuata una specifica e dettagliata procedura della quale se ne sottolineano i seguenti aspetti:
- La classificazione delle criticità/non conformità che si rilevano in sede di verifica in maggiori e minori: la circostanza consente alla struttura verificata di concentrarsi sulle criticità organizzative davvero significative;
- La gestione degli esiti differenziati in base alla significatività delle criticità, prevedendo una soluzione certa e celere per le criticità maggiori;
- La possibilità di monitorare nel tempo il mantenimento del rispetto dei requisiti non del tutto consolidati al momento della verifica sul campo;
- La possibilità per la struttura verificata di presentare formali riserve sulla composizione del Gruppo di Verifica, sulla conduzione della verifica e sui suoi esiti.
In questa procedura, come in quella sulla gestione dei verificatori, sono previsti indicatori di processo che consentono un monitoraggio costante e puntuale dell’attività ed una rendicontazione sistematica all’Assessorato sanità, salute e politiche sociali, ai cittadini ed ai portatori di interesse.
MODALITA’ OPERATIVE
PIANIFICAZIONE DELLA VERIFICA
- Ricezione dell’istanza tramite applicativo ASSANI (correlata dalle apposite schede del manuale di accreditamento o dei documenti richiesti per l’autorizzazione).
- Entro i successivi trenta giorni l’Assessorato sanità, salute e politiche sociali trasmette all’OTA la comunicazione di avvio del procedimento e la richiesta del parere tecnico.
- Le verifiche sono pianificate seguendo l’ordine cronologico di arrivo delle richieste dell’Assessorato.
- Entro venti giorni dalla data di ricevimento della richiesta da parte dell’Assessorato sanità, salute e politiche sociali, l’OTA elabora il calendario di verifica (piano di audit) e lo notifica al Legale Rappresentante dell’Azienda (in caso di struttura privata) o al Direttore Generale (in caso di struttura pubblica) e per conoscenza all’Assessorato.
- L’OTA individua per ciascuna verifica il RGV (Responsabile del gruppo di verifica) e gli addetti AGV (Addetto gruppo di verifica).
- La dimensione e la composizione del GdV (gruppo di verifica) è costante e comprende tutti gli auditor dell’OTA.
LA VERIFICA
OTA procede ad una valutazione preliminare della documentazione inserita sull’applicativo ASSANI dal richiedente.
Successivamente, previo invio alla struttura interessata della notifica di verifica, procede alla verifica sul campo.
La verifica ha come riferimento tutti i requisiti applicabili, di accreditamento o autorizzativi, alla struttura.
Gli eventuali scostamenti sono fatti immediatamente presenti al soggetto verificato, in modo da consentire un efficace confronto e/o i dovuti approfondimenti.
Nel caso che sia confermato lo scostamento, questo viene registrato dal verificatore come rilievo.
Al termine della verifica sul campo, il Gruppo di Verifica riesamina tutti i rilievi formulati dai singoli componenti e li classifica come non conformità maggiori o minori.
Le conclusioni sono riprese in un documento, il “rapporto di verifica”, che viene notificato alla struttura ed inviato in copia all’Assessorato alla Sanità.
GESTIONE DEGLI ESITI DELLA VERIFICA
- In caso di NON CONFORMITA’ MAGGIORI entro trenta giorni lavorativi dalla notifica del rapporto di verifica la struttura comunica all’OTA le azioni correttive adottate per la soluzione delle criticità.
- In caso di NON CONFORMITA’ MINORI entro trenta giorni lavorativi dalla notifica del rapporto di verifica la struttura produce un piano di miglioramento che definisce le modalità, le tempistiche e le responsabilità di risoluzione delle criticità rilevate (sempre che non le risolva nei 30 giorni).
Il Gruppo di Verifica valuta quanto fatto e/o proposto dalla struttura e se sia necessaria una ulteriore verifica sul campo e/o la richiesta di documentazione integrativa.
Il processo termina con la redazione della “Relazione finale di verifica” e l’espressione del parere tecnico circa l’accreditabilità della struttura all’Assessorato alla Sanità.
La struttura viene informata che l’istruttoria tecnica è stata conclusa ed è stato formulato il parere di accreditabilità.
Successivamente l’OTA può provvedere autonomamente ad effettuare verifiche presso la struttura oggetto della verifica, informando l’Assessorato, per:
- Verificare nel tempo la realizzazione di quanto previsto dal piano di adeguamento.
- Verificare il mantenimento nel tempo del rispetto di alcuni requisiti per i quali in sede di verifica si era constatata una prima ma non consolidata applicazione.
INDICATORI
Al fine di monitorare la corretta applicazione della procedura l’OTA raccoglie, elabora e valuta i dati relativi ai seguenti indicatori:
- Rispetto dell’ordine cronologico di arrivo nella pianificazione delle verifiche.
- Rispetto dei tempi di pianificazione degli audit (numero di verifiche pianificate entro venti giorni dall’arrivo della comunicazione di avvio/totale verifiche pianificate).
Tutti i dati sono elaborati e trasmessi a fine anno solare all’Assessorato sanità, salute e politiche sociali.
L’OTA assicura un’adeguata attività di verifica utilizzando come riferimento per l’accreditamento il manuale di accreditamento e per l’autorizzazione le norme di riferimento nazionali e regionali.
Il processo di verifica ha inizio con il ricevimento della richiesta da parte dell’Assessorato sanità, salute e politiche sociali ed ha termine con la trasmissione all’Assessorato della “Relazione finale di verifica”.
La durata massima dell’istruttoria tecnica (processo di verifica) è specificata nella richiesta di verifica inviata dall’Assessorato, fatte salve eventuali sospensioni dei termini necessarie per l’acquisizione di documentazione integrativa nel caso in cui siano rilevate non conformità minori o maggiori.
La verifica si articola in due momenti successivi:
- la verifica documentale;
- la verifica sul campo.
L’avvio del procedimento coincide con il ricevimento della richiesta da parte dell’Assessorato alla Sanità.
L’Organismo Tecnicamente Accreditante deve effettuare l’istruttoria tecnica nelle procedure di accreditamento e di autorizzazione delle strutture sanitarie, socio sanitarie, socio assistenziali e socio educative di nuova attivazione in Valle d’Aosta.
La Normativa regionale prevede inoltre che sia l’autorizzazione che l’accreditamento abbiano una durata di 5 anni: OTA deve quindi provvedere anche all’istruttoria tecnica nelle procedure di rinnovo degli accreditamenti e delle autorizzazioni.
La pianificazione generale dell’attività di verifica è in capo all’Assessorato alla Sanità.
Le singole procedure di verifica hanno avvio sempre ed esclusivamente su richiesta dell’Assessorato.
È invece in capo all’OTA la pianificazione e realizzazione delle singole verifiche.
OTA ha definito un proprio “Regolamento organizzativo” (la cui revisione è stata approvata con Provvedimento del Direttore generale n. 10 del 14 febbraio 2022) che, in ottemperanza a quanto previsto dall’Intesa Stato/Regioni/P.A. del 19/02/2015 ne stabilisce la propria politica;
- individua in maniera esplicita le relazioni istituzionali;
- definisce la propria organizzazione interna;
- definisce la pianificazione, effettuazione e valutazione della propria attività;
- definisce adeguate forme di partecipazione dei cittadini;
- mantiene le relazioni con i portatori di interesse;
- definisce le procedure con le quali sceglie, forma, aggiorna, addestra e gestisce i valutatori;
- assicura che siano applicate le procedure di verifica adottate e che siano applicati i requisiti regionali.
Il “Regolamento organizzativo” è stato condiviso con l’Assessorato alla Sanità della Regione Valle d’Aosta.